Arkivi i Kryegjyshatës Botërore Bektashiane grumbullon, ruan, përpunon dhe shërben dokumente që dëshmojnë historinë e bektashizmit në Shqipëri dhe në Botë.
Dokumentet që ruhen në Arkiv janë dokumente të krijuara nga institucionet bektashiane, qëndrore e lokale dhe nga personalitete të bektashizmit dhe të fushave të tjera të shoqërisë.
Dokumenti më i hershëm që ruhet në Arkivin e Kryegjyshatës Botërore daton vitin 1847, (Lutje të Nasim Frakullës shkruar dhe kënduar nga dervish Salih Tepelena). Suporti, teknika e krijimit dhe gjuha e përdorur janë të ndryshme dhe pasqyrojnë në masë të konsiderueshme veçoritë e gjendjes dhe të zhvillimit shoqëror të kohës kur janë krijuar. Shumica e dokumenteve janë në suport letre por dhe në fotografi, shirita me figurë e zë, disqe, mikrofilma. Gjuha e përdorur është kryesisht gjuha shqipe por ka dhe në gjuhën arabe, osmane, angleze, frënge, italiane etj.
Të dhënat e këtyre dokumenteve janë një pasqyrë e gjallë e organizimit dhe funksionimit të besimit bektashian në vite, e aktivitetit të kryegjyshëve botërorë, të bashkëjetesës ndërfetare, të ceremonive dhe riteve fetare. Njëkohësisht ato ofrojnë të dhëna të rëndësishme për historinë e vendit dhe të popullit tonë, luftën dhe përpjekjet për liri dhe pavarësi, për mbrojtjen e trojeve shqiptare, për zhvillimin e gjuhës shqipe, për zhvillimet e brendshme politike, ekonomike, shoqërore, kulturore, arsimore, etj.
E veçanta e këtij dokumentacioni është, se për periudhën deri në vitin 1967, pjesa dërmuese e tij përbëhet nga fotokopje të marra në Arkivin Qendror të Shtetit (ku ndodhet fondi origjinal i marrë pas vitit 1967). Këtu është rasti për të theksuar bashkëpunimin me Arkivin Qëndror të Shtetit, arkivat vendore dhe institucionet e tjera.
Për të siguruar tërësinë e fondit, kërkesë e vazhdueshme është grumbullimi i dokumenteve nga burime dhe vendruajtje të ndryshme.
Me përfundimin e fazës së parë ( grumbullimit) filloi faza e përpunimit tekniko-shkencor të dokumentacionit. Qëllimi final i këtij përpunimi është krijimi i aksesit, i nevojshëm për të plotësuar si nevojat studimore ashtu edhe ato operacionale.
Prioriteti numër një ka qenë dokumentet e pronësisë, për shkak të rolit të tyre kritik në procedurat e ndryshme ligjore. Kujtojmë se këto procedura ligjore janë të nevojshme për rinjohjen e pronësisë mbi asetet e sekuestruara padrejtësisht nga regjimi komunist, pas vitit 1967.
Sot, këto dokumente janë të aksesueshme në masën 90%.
Në vazhdim, janë në dispozicion të studiuesve dokumente që pasqyrojnë aspekte të ndryshme të aktivitetit të Kryegjyshatës, nga viti 1847 deri në 1996.
Duke njohur dhe vlerësuar rëndësinë e krijimit të fondit të plotë për historinë e Bektashizmit në Shqipëri, do të dëshironim të ftonim të gjithë qytetarët që disponojnë dokumente, të na vizitojnë në Arkivin e Kryegjyshatës dhe të kontribuojnë aktivisht në pasurimin e saj.
SEKTORI I ARKIVIT
ZYRA OPERATORE – DAKTILOGRAFISTE
-Gjatë këtyre viteve është kryer proçesi i kontrollit të të gjitha dosjeve, fletë për fletë që nga viti 1847 deri 1965 duke evidentuar të gjitha ato dokumente që nga vjetersia kanë zbehur pamjen, janë copëza gazete, janë të dëmtuara e nuk lexohen mirë. Të gjithë këto dokumente janë shtypur dhe nji herë me makinë shkrimi dhe janë sistemuar përsëri në dosjen përkatëse . Ky proçes është i vazhdueshëm.
-Është kryer proçesi i verifikimit të inventarëve nga viti 1847 deri në vitin1965 për të parë nëse ka dosje të pa hedhura në kompjutër. Aty ku mungonin dosje, u shtuan. Ky proçes do të vazhdojë.
-Janë daktilografuar një sërë materialesh në gjuhë të vjetër për nevojat e ndryshme të sektorëve , si p.sh.për lindjen e të madhit Ali,Vilajetname e Haxhi Bektash Veliut, për ditët e Matemit, për jeniçerët etj.
Daktilografimi i materialeve te ndryshme është proçes i përhershëm.
- Proçes tjetër është bërja e materialeve të ndryshme me kompjutër, që nevojiten për ekspozita si dorëshkrime të ndryshme, histori të teqeve, skenare filmash dokumentar, korigjime materialesh, plane pune, relacione, libra, fletë-palosje, jo vetëm në shqip por dhe gjuhë të huaj sipas rastit.Ky proçes është i vazhdueshëm.
- Është punuar në grup për ndarjen e të gjitha fotove të Kryegjyshatës të bëra ndër vite. U bë kontrolli i tyre, seleksionimi dhe ndarja në vite deri në ditët e sotme.
-Vazhdon puna për hedhjen në kompjutër të Hadikas.
-Përfundoi bërja me kompjutër si dhe printimi i tyre i inventarëve të Gjyshatës së Gjirokastrës, 26 kuti.
-Çdo proces që kryhet në këtë zyrë është i vazhdueshëm.